Ha beírják, nem nézik meg, ha megnézik, akkor már lehet, hogy késő. De ne legyünk rosszindulatúak, tételezzük fel, hogy van naptár és használjuk is. Ebben a bejegyzésben gondolkodjunk el azon, hogy hogy lehet egy kicsit hatékonyabban használni a naptárat.
Én évekig a filofaxot használtam. A heti naptárnézetet szerettem, és tetszett, hogy abban a könyvben volt minden. A hőskorban még telefonregiszter és névjegytartó is, naptár, jegyzetpapír, to do -lista, árlista, térkép stb. Ma ez van az okoseszközökön. Az elvet megtanultam, ma már a digitális naptárat használom.
Általában vasárnap dekorálok naptárat. A dekoráció azt jelenti, hogy bejelölöm azokat az idősávokat, amelyek a családdal, magánéletemmel kapcsolatosak és oda nem tudok munkát szervezni. Ez adja a korlátokat.
Aztán jönnek azok az idősávok, amelyeket a munkámmal töltök, de sztenderdizálhatók. Apropó, idősávok! Én alapvetően így gondolkodom és ajánlom mindenkinek. Egy idősávba rendezni azokat a teendőket, amelyek hasonlóak.
Például:
- E-mailek megválaszolása (reggel munkakezdéskor, ebéd előtt, munkaidő vége előtt 30-45 perc).
- Telefonálások (e-mailek után 20-30 perc).
- Ajánlatírások (mennyiségfüggő).
- Ügyfélfogadások, meetingek (mennyiségfüggő, adjunk neki időkeretet).
Ezeket is bejelölöm a naptárba. Ha elindul a munkanap, akkor van jó néhány szamárvezető, ami beosztja az időmet. Előző bejegyzésben a teendő-listáról írtam, az az egyik vezető, a naptár a másik.
Ha ezeket betartom, átadom a munkát, delegálom a feladatot, idősávokban elvégzem a dolgomat, akkor alig marad feladatom, bőven ráérek.
Egy szabály van:
Egyszerre egy dologgal foglalkozzunk. Ha pl. ajánlatot írunk, akkor az e-mailek ne pittyegjenek, a telefon legyen lenémítva és a rezgés se legyen rajta. A titkárnő ne rohangáljon be 2 percenként, ne csörömpöljön a facebook, messenger.
Mivel van idősávom a telefonálásra, a nem fogadott hívások is bőven beleférnek. Ne stresszelj! Ráérnek, megvárnak. Mondom én. De lehet, hogy nálad komoly veszteséget okoz, ha nem veszed fel a telefont, ha ez valóság, akkor vegyél fel egy ügyfélszolgálatost, mert biztosan annyi megrendelésed érkezik telefonon, ami bőven kitermeli.
