Évek telnek el és az esetek nagy többségében nem így lesz. Szerintem ennek elsősorban az idővel való gazdálkodás az oka. Elöljáróban nem árt tisztázni néhány dolgot az idővel kapcsolatban:
Egy nap 24 órából áll. Ebből naponta elmegy sok idő mindenre, például:
Ha az ember alszik 7 órát, marad 17 óra. Ha önmagával foglalkozik 3 órát (pl. elmegy edzeni, sétálni, ebédelni, kávézni) akkor marad 14 óra. Ha van családja és reggel együtt indítja a napot (2 óra) velük és este is legalább 2 órát velük van, akkor marad 10 óra.
Ha autóban, dugóban ül, eljut a munkába, haza, sorban áll a boltban, WC-re megy, cigizik stb., erre 1 órát szán, akkor marad 9 óra. Tehát legjobb esetben 9 óránk van naponta dolgozni.
Ezzel kell gazdálkodni. Lehet elvenni a munka javára és lehet munka-alvás ciklusban élni, de mi értelme? Tehát 9 óra maximum… Sokan tartanak időgazdálkodás-tréningeket, ezek hatékonyak, és sok mindenre megtanítanak. Én azonban azt szeretném megosztani, hogy hogyan tudod az idődet pénzügyi szemlélettel értelmezni.
Tudod, hogy mennyi az óradíjad? Ha nem, az gáz. Bármelyik alkalmazottad erre csípőből tud válaszolni. Neked lehet, hogy utána kell nézned. Meg kell nézned a múlt havi vállalkozói kivétedet, vagy béredet, vagy osztalékodat, előlegedet, egyeztetned kell a könyvelővel stb… Tehát tudnod kell a bevételedet, és el kell osztanod a ráfordított órákkal.
Mi jött ki? Erre számítottál? Tény és a jelenlegi állapotot tükrözi. Ha az óradíjadon szeretnél emelni, azt kétféleképpen teheted meg. Vagy több bevételt termelsz és többet veszel ki, tehát a munka mennyiségét növeled, vagy a ráfordított idődet csökkented drasztikusan, szervezettséged fejlesztésével. Szerintem mindkettőt csinálni kell. Ennek alapján tehát a kérdés az, hogy hogyan tudom a lehető legkevesebb időráfordítással a legtöbb profitot elérni?
Gondolkodj el ezen. Mit és hogyan kell tenned annak érdekében, hogy több bevételt realizálj. (Erről is írok majd itt a blogban, érdemes figyelned.)
Az egyszerűbb a teendők rendszerbe szervezése, azonban a túlvállalás megszüntetése nem egyszerű feladat. A túlvállalás, a rendszertelen feladatszervezés rengeteg stresszt tud okozni. Miért okoz stresszt? Mert úgy érezzük, hogy rohanunk, rengeteg dolgunk van és soha nem érünk a végére. Mindig esnek be a feladatok, mindegyik SOS, és soha nincs vége.
Szerintem a stresszt ebben az esetben három probléma okozza:
1. átláthatatlanság,
2. szervezetlenség,
3. spontaneitás/ad-hoc.
Nézzük tehát sorban, hogy hogyan is érdemes az idővel bánni, hogy kell ezeket a problémákat felszámolni.
1. Az átláthatatlanság kezelése, megszüntetése:
Azért nem látjuk át, mert sok. Egy gyakorlatot javaslok az átláthatatlanság megszüntetésére:
Próbáld ki, hogy ha beesik hozzád egy feladat, akkor nem ugrasz neki azonnal, hanem felírod egy papírra, és akitől kaptad a feladatot, azt mondod neki, hogy holnap tudsz vele foglalkozni. NINCS SOS! Tehát a feladat felkerül a papírra. Ha igaz az, hogy rengeteg dolgod van, ami eszedbe jut, írd fel a papírra. Kényelmesen csináld a munkádat, mindig hivatkozz arra, hogy holnap megcsinálom az új feladatokat. Este nézd meg a papírt. Lesz rajta egy csomó feladat. Írd oda minden feladathoz, hogy mennyi időre van szükséged az elvégzéséhez.
Látni fogod, hogy sokkal kevesebb a feladatod, mint amit elképzeltél, és látod, hogy mi vár rád. Másnapra tervezd be azokat, amelyekkel egyszer kell foglalkoznod, amint elkészül, húzd ki.
Személyes tippem: Én a nem szeretem-feladatokkal szoktam kezdeni, aztán jöhet a kellemesebb része. Egy egyszerű teendőlista készül tehát, én digitális változatot használok az ipaden: Wunderlist a neve, próbáld ki, ajánlom figyelmedbe!
2. A szervezetlenség felszámolása:
Minden feladatot neked kell megoldani? Senki más nem képes átvenni tőled dolgokat? Lehet, hogy sok minden nem olyan minőségben készül el, mintha te csinálnád, de az alkalmazottak azért vannak, hogy dolgozzanak. A listámmal én azt teszem, hogy megnézem, hogy mi az, amit mások is meg tudnának csinálni.
Példa: A postára menni, ajánlatot írni, letölteni képeket a netről, árlistát frissíteni, felhívni a beszállítót, egyeztetni a futárral stb… Ezeket bárki meg tudja csinálni. Én a listámból a nagyját kidobálom kollégáknak. Írásban, határidő megjelölésével. És mivel egyértelmű, meg is csinálják. Ha nem csinálják meg, akkor baj van. Vagy nem volt egyértelmű a feladat, vagy nem adtam ki jól, vagy nem képes megcsinálni, vagy nem akarja megcsinálni. Az első kettőben én vagyok a hibás, a másik kettőben ő. De mindenképpen egyértelmű, hogy ki mit rontott el.
Tehát kidobálom a nagyját alkalmazottaknak, kevesebb marad. Ha nincs alkalmazottad, akkor úgy kell eldönteni, hogy legyen-e legalább 1 adminisztrátorod, hogy megnézed, hogy a „más is meg tudja csinálni” feladatok mennyi időt vesznek igénybe. Ha ismered az óradíjadat és tudod, hogy mennyi időt vesz el ez a sok átadható, delegálható feladat az életedből, ki tudod számolni, hogy a te órabéreddel ez mennyi pénzt jelent. Innentől kezdve egyértelmű, hogy fel kell e venned valakit.
3. Praktikus tipp a spontaneitás, az ad-hoc feladatszervezés ellen:
Amikor bejön egy feladat, mondjuk egy ajánlatkérés, akkor mondd meg, hogy mikorra tudod elküldeni.
Senkinek nem kell azonnal. Mindenki ráér. Ha valaki ki akarja belőled préselni az azonnali munkavégzést, az a saját mulasztását akarja veled rendbe tetetni. Én az ilyenben soha nem vagyok partner. Pl. SOS pályázat-leadási határidő… Hahahaha… Soha…
Tehát bejön az ajánlatkérés, beszéljük meg, hogy mikorra kell. Írjuk be az aznapi teendő-listába, adjuk hozzá, hogy mennyi időt kell ráfordítani. Ha tudjuk delegáljuk, ha nem, akkor tervezetten osszuk be. Soha ne mozduljunk azonnal. Fontos, hogy mi irányítsuk a feladatvégzést, az időbeosztást, és ebbe nem fér bele a más által szabott határidő.
