Egy cég ettől látszik komolynak. Ez masszírozza a vezetők egóját, hogy sokan leülnek és hallgatják őt. Kevés az olyan cég, ahol van értelme a meetingeknek, ahol szükséges, hogy sok ember üljön le és merengjen a számokon, a statisztikákon. Nem vagyok meetingellenes, de abban az aspektusban, ahogy azt sokan értik (unalmas, hosszú, feleslegesnek tűnő, agymenés stílusú, egó-fitogtató) nem sok értelmét látom.
Feladatorientált, vagy eredményorientált vagyok?
Korábban ezt már kiveséztük. Ha az eredmény a fontos, akkor ha meetinget hívunk össze, akkor határozzuk meg annak a céljait, és röviden, lényegre törően úgy folytassuk le, hogy ezeket a célokat el is érjük.
Nem árt, ha előre tudnak a kollégák arról, hogy mi is lesz a meetingen. Én ezt úgy csinálom, hogy van egy megosztott, szerkeszthető táblázat, ahová felírom a témákat és azt, hogy ezekben a témákban mi a cél:
Hibás meeting-témafelvetés:
Pl.: Új termék bevezetésének megbeszélése. Azért hibás, mert túl általános. A meeting átmegy brainstormingba. Az is jó dolog, de most nem az a cél.
Helyes témafelvetés:
Új termék bevezetéséhez a végleges webszöveg elfogadása. Felelős: Jóska, Pista, Gizike. Előkészítési határidő: kedd. Írásbeli véleményezést várunk: Tomitól, Gézától, Sanyitól, szerda délután 2-ig. Véglegesítés: Csütörtök délután 2-ig. A pénteki meetingen az a cél, hogy az összes értékesítő lássa, hogy mi fog felmenni a webre.
Különbség a két megközelítésmód között:
- Az első könnyen átmegy brainstormingba, mindenki bele fog szólni. Órákig megy az okoskodás, olyanok is döntéseket akarnak hozni, akik nem értenek hozzá, nem ismerik a háttérinfókat és nincs joguk dönteni.
- A másodikban a hozzáértők kidolgozzák a szöveget, és csak tájékoztatják a többieket az elvégzett munkáról.
A cél tehát az a fent említett példában, hogy megismerjék a website kommunikációját, nem az, hogy beleszóljanak, hogy mi legyen a szöveg.
„Fontos, hogy a meeting vezetője moderátor legyen, minden témához rendeljen időtartamot és előre közölje a kollégákkal, hogy mennyi időre lesz szükség a tárgyalásra.”
Mindenképpen fejeződjön be a tárgyalás a megadott idő alatt, ne szórakozzunk senki idejével.
Ha elhúzódik, annak az alábbi okai lehetnek:
- Nem volt a témafelvetés és az előkészítés egyértelmű.
- Nem tartottuk be az időt.
- Rosszul ment át az információ, nem moderálta a vezető jól.
Annak érdekében, hogy ezeket elkerüljük, csak a jól előkészített témákat engedjük be a meetingre. Tartsuk az idősávokat, ha látszik, hogy nem érjük el a kitűzött célokat, beszéljük meg, hogy ezt egy másik meetingen folytatjuk.
Neked, vezetőnek nincs időd felesleges szócséplésekre. Neked hatékony munkavégzésre van szükséged.
