Home Office

Home office, maszk, és az összes eddig megszokott hiánya. Vagy előnye?

Mindenki máshogy gondolkodik a 2020-21-es munkaszervezési újdonságokról. Van, aki üdvözli, hogy a távmunka, digitális munka, a home office kultúrájának a fejlődésében ugrottunk előre egy pár évet. Van, aki kimondottan utálja és képtelen megszokni ezeket az újszerű dolgokat.

Az igazság persze itt is félúton van. Mindenkinek hiányzik valami belőle, mindenki talál benne hosszabb távon alkalmazhatót.

A nehézséget persze az jelentette, hogy szinte egyik napról a másikra búcsút kellett inteni az addig jól megszokott vállalati kultúrának, és ismeretlen, kihívásokkal teli újdonságokat kellett készségszinten alkalmazni a hatékony munkavégzés érdekében.

Minden vállalkozásban megvan a „vállalati kultúra” akármekkora is a cég. Meg van határozva a munkaidő, a pihenőidő, ott vannak a munkatársak, a közös kávézások, az ebédek, a cigiszünetek, a  műhely, az iroda, a raktár, a gyár, a bolt, a bemutatóterem rendje, és ezek olyan kereteket szabnak a munkavégzésben, amelyhez könnyen tud igazodni a dolgozó. Fogódzók ezek, melyek kihatással vannak az emberre, a személyiségére, a hangulatára és ezáltal az elvégzett munka minőségére.

Vannak, akiket a csapatszellem éltet, van, akinek a közös kávézások adnak élményt, van, akinek az iroda magánya. Különbözőek vagyunk. Aztán egyszer csak azt mondták, hogy most ne gyere be! Maradj otthon!

Van, aki alig várta, hogy egyszer azt mondják, van, aki retteg ettől. Én azok közé tartozom, akik szívesen dolgoznak egyedül és csendben, nem igazán igénylem a társaságot, nálam a munka nem erről szól. Megcsinálom a dolgomat és ha elvégeztem, foglalkozom mással. Én emiatt örülök, hogy a vírus a nehézségei ellenére is a cégek életében hagyott néhány olyan nyomot, amely a jövőre nézve nyereségnek tekinthető.

Személyes tapasztalataim alapján leírom ezeket:

Kevesebb utazás, online meetingek: Valahogy én úgy voltam a személyes meetingekkel, hogy amit nem lehet telefonon megbeszélni, azt minden képpen személyesen kell lebonyolítani. Igen, a személyes találkozóknak van egy csomó előnye, de ha már ismerünk valakit, akkor biztosan rohanni kell vele találkozni? Azért, hogy egy 20 perces dolgot megbeszéljünk?

Semmi értelme. Emlékszem, hogy korábban, a találkozókat úgy osztottam be, hogy kellő idő legyen a belvárosi forgalomban odaérni. Ha volt egy találkozóm a 13.kerben, utána a belvárosban, majd Budán, akkor hagytam 40 percet a találkozók között az átérésre. Persze ennek az lett az eredménye, hogy gyér forgalom esetén fél órát vártam az autómban, csúcsforgalom esetén pedig oda kellett szólnom, hogy kések. Elcsesztem az utazással 2 órát naponta, plusz hármat még felértem a fővárosba Tatáról, ahol lakom. 5 óra kocsiban ücsörgés napi, majd később heti rendszerességgel.

Na ez nem hiányzik.

Nekem bejön az online meeting, bár sokan azért utálják, mert technikai problémái vannak. Ezt sajnálom. Még most is vannak olyan megbeszélések, ahol a hangyás kép, a pocsék hangminőség miatt alig értem a partnert, de ez szerintem gáz, ha az ember nem kezdő vállalkozó és nincs pénze komolyabb technikákra. Ha nincs pénzügyi akadály, akkor  menjen az illető és vegyen egy jobb számítógépet, vagy tabletet, váltson már normális net előfizetésre. Sokan erre képtelenek. Biztosan van menő autójuk, meg drága ruháik, ékszereik az ilyeneknek, de ami szükséges, némelyek képtelenek fontosnak tartani. Pedig ez ugyanolyan fontos, mint más külsőség. Ugyanez a véleményem a kupis nappali, konyha, hálószoba kombóról. Tisztelje már meg az üzleti partnerét mindenki azzal, hogy normális környezetet mutat magáról, vagy állítson be tapétaképet maga mögé. Fejlődni kell ebben is, mert az eszköz használatban lesz a vírus után is, legalábbis remélem.

Mások azért utálják, folytatva a gondolatmenetet, mert nem látják a metakommunikációt rendesen. Ez igaz, de szerintem még sokkal jobb egy normális online meetingen ezeket követni, mint maszkban beszélni, (erről később) ha már ismerjük az illetőt és kellő odafigyeléssel hallgatjuk.

Szerintem, ha kellően erős a gondolatátvitel szándéka és nincsenek manipulatív céljaink, őszinték vagyunk, akkor a tárgyilagos megbeszélés hatékony lehet. Ott, ahol valami olyat szeretnénk eladni, vagy rávenni az ügyfelet valamire, ami neki nem igazán jó, ott valóban nem igazán jó az online meeting, de én ezeket a módszereket személyesen sem alkalmazom.

Talán ennyi olvasás után már egyértelmű, hogy én szeretem az online meetingeket, a kollégáimmal azonban jó lenne többet találkozni, több személyes és jelentéktelennek tűnő csevegést folytatni velük, annak érdekében hogy közel tudjak hozzájuk maradni.

Én világ életemben utáltam nyilvános helyeken, pl kávézókban, éttermekben, szállodák halljában tárgyalni. A zaj, a sürgés forgás, a fókuszvesztés engem megakadályozott abban, hogy oda tudjak figyelni, kellő figyelem nélkül viszont értelmetlennek tartottam a találkozókat. Na nekem pontosan ez a bajom a maszkkal. Hiába lehet személyes jelenlét, a pókerarc ebben az esetben még  sokkal erősebb, csak még a beszédet sem értem. Ezt alig várom, hogy elfelejtsük egy életre….

De nézzük az előnyöket tovább.

Sosem voltam egy munkaidő párti vezető. Azt tartottam, hogy az embereim azért ne legyenek bent munkaidő után, hogy túlórapénzt keressenek. Menjenek haza, ha vége. Ha meg nem végeznek, akkor találjuk ki, hogy hogyan tudnának végezni, ha pedig az lehetetlen, akkor vegyünk fel embereket. Azt gondolom, hogy a munkaidőben gondolkodás azért alakult ki, mert az ember alapvetően vágyik a keretekre, és fegyelmezetlen.

Pontosan az önfegyelem vizsgázik a home office-ban.

Elintézem? Felhívom? Bejelentkezem? Elküldöm határidőre? Akkor is megcsinálom, amikor nem baszogat a főnök?

Van, aki igen, de van, aki nem.

Én úgy gondolom, hogy a home office még akkor is sokkal több szabadságot ad, ha csörög a telefon folyamatosan, és árajánlatok garmadát kell megcsinálni. Otthon vagyok, telefonálni tudok főzés közben is. Az e-mailekre is rá tudok nézni, ha határidős számítógéphez kötött dolgom van, azt is el tudom intézni bárhol is vagyok. Csak le kell ülni és csinálni, nem pedig elúszni az idővel. Ha valaki vállalkozó lesz, akkor az az első legnagyobb kihívás, hogy kialakítsa az önirányító mechanizmusait, ne keverje össze a munkaidőt a szabadidővel, és ennek a rendszerét megteremtse. Ugyanezek a kihívások az online home office-ban is.

A hatékony távmunka önszervezése kezdőknek és kevésbé sikeresnek az  alábbiaktól mehet könnyebben:

A reggeli rutinok után ugyanúgy fel kell öltözni, mint ha elindulnánk munkába.

Ugyanúgy be kell érni, és le kell ülni a géphez.

Érdemes teendőlistát írni vázlatosan a napra tervezett dolgokról, már csak ezért is, mert azokat biztosan el kell végezni, a beeső dolgokra nem tudunk úgysem felkészülni. A teendőlistában tegyünk a dolgok mellé egy időbecslést is. Pl: ha tudjuk, hogy egy ajánlat megírása átlagosan 6-8 perc, akkor ha van belőle 10, akkor kb 1, 1.5 órát szánjunk rá.

A napirendet is ki kell alakítani, úgy, hogy ha lehet, akkor egyszerre csak egy dolgot csináljunk. Ha van csapatunk, kollégáink, akkor érdemes kommunikálni nekik a „munkarendünket” legalábbis azt a részét, amikor elérhetőek vagyunk, ahhoz ők is könnyebben tudnak igazodni.

Blokkokba rendezzük a teendőket. Ha emailezünk és befejezzük, akkor zárjuk be az email programot, ne ugráljanak fel a bejövő mailek, ugyanez igaz a telefonra, messengerre, facebookra stb. Eltereli a figyelmet és az, amivel foglalkozunk, hirtelen megcsúszik.

Nekem az a tapasztalatom, hogyha ebben is rendszerben gondolkodunk, akkor kb a napi 8 óra helyett napi 2-3 óra alatt is végzünk.

Én a nem túl kellemes teendőkkel szoktam kezdeni, bár elég kevés ilyen van, de biztos, hogy mindenkinek vannak szeretett és nem annyira szeretett tevékenységei.

Egy olyan tipikus vállalkozói tevékenységből álló napirendet írok példaként, amely könnyen személyre szabható mindenkinek. Ha alkalmazott vagy, akkor is…

  • 8:00 Kezdés, Ajánlatírás
  • 8:45 Szünet (Kávé, cigi, pisi, kaki, kinek milyen szükségeletei vannak)
  • 9:00 Ajánlatírás
  • 9:45 Szünet, facebook, insta, messenger, youtube
  • 10:15-től telefonálás
  • 11:00 Szünet (Kávé, cigi, pisi, kaki, ebéd rendelés,egyebek)
  • 11:15 Emailek elolvasása, megválaszolása újabb teendőlista írása a bejövő dolgokról időbecsléssel
  • 12:00 Ebéd
  • 12:45 Online megbeszélés, vagy a még el nem intézett, telefonok
  • 13:30 Szünet
  • 13:45 Teendőlista kimaradt részeinek megcsinálása
  • 14:30 Szünet
  • 14:45 Telefon, email, mindeféle vegyes dolgok, mások számára rendelkezésre állás lazán.
  • 16:00 OFF

 

Direkt ¾ órás etapokat írtam, mint az iskolában, mert az nem fárasztó. Nagyon fontos, hogy egyszerre csak egyféle tevékenységet csinálj, kerüld a multitaskingot.

Ha a telefonodnak egész nap bekapcsolva kell maradnia, mert a munkád jellege ezt megköveteli, akkor inkább csak a teendőlistán menj végig, ha kizökkent egy telefonhívás, akkor onnan folytasd, ahol abbahagytad. Ha kollégák hívnak minden szarért, akkor szoktasd le őket erről, a lényeg, hogy legyen rendszered, ami téged szolgál.

Tetszett a cikk? Oszd meg másokkal is!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on whatsapp
Share on reddit
Share on skype

További cikkek

Publikációk, írások

Short 3: Fizetés

Ha ma Magyarországon megkérdezzük az embereket, hogy mi a véleményük a fizetésükről, akkor 90% azt fogja válaszolni, hogy kevés.

Tovább olvasom »